আউটলুক 2007, 2010, 2013, 2016 এ ইমেলগুলি কীভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত করবেন

আপনি যত বেশি আপনার মাইক্রোসফ্ট আউটলুক মেলবক্স ব্যবহার করবেন, ততই আপনার মেলবক্সটি বাড়বে। আপনি যদি এটির বিষয়ে চিন্তা করেন তবে এটি কীভাবে আপনার ডেস্কে কাগজপত্র স্তুপ করার ঝোঁক quite কিন্তু যখন স্তূপটি এত বড় হয়ে ওঠার দরকার হয় তখন আপনি কী করতে পারেন? ঠিক আছে, বাস্তব জীবনে আপনি প্রতিটি নথিকে বাছাই করতে এবং সেই গুরুত্বপূর্ণ কাগজাগুলি সংরক্ষণ করতে সময় নিতে পারেন যা গুরুত্বপূর্ণ গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি ছাড়ার সময় গুরুত্বপূর্ণ। ভাগ্যক্রমে, আপনি একই প্রক্রিয়াটি আউটলুকে পুনরায় তৈরি করতে পারেন।

ব্যতিক্রম ছাড়াই, আউটলুকের প্রতিটি সংস্করণ আর্কাইভ সমর্থন করে। আরও বেশি, আপনার আইটেমগুলি আউটলুকে সংরক্ষণাগার করার ক্ষেত্রে একাধিক পছন্দ থাকে। পুরানো বার্তাগুলি, অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি এবং কার্যাদি মোকাবেলা করার জন্য অটোআর্কাইভ ব্যবহার করা সর্বাধিক উপযোগী উপায়। এটি করার আরেকটি উপায় হ'ল বার্তাগুলিকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরাতে ম্যানুয়াল আর্কাইভ ব্যবহার করা। তবে দ্রুততম উপায়টি হ'ল ব্যবহার করা সংরক্ষণাগার বোতামে অবস্থিত ফাইল তালিকা.

মনে রাখবেন আউটলুক মুছে ফেলা যায় না এমন সংরক্ষণাগারগুলির উদ্দেশ্যে একটি ডিফল্ট ফোল্ডার রাখে। আপনার ইমেল সংরক্ষণাগারটি আপনাকে একটি পরিষ্কার দোকান রাখতে সহায়তা করবে, আপনার ইনবক্সটি নিরবিচ্ছিন্ন অবস্থায় রেখে পুরানো ইমেলগুলি অনুসন্ধান করা আরও সহজ করে তুলবে।

নীচে আপনার কাছে এমন একটি ধারাবাহিক গাইড রয়েছে যা আপনাকে আউটলুকের প্রতিটি সম্ভাব্য উপায়ে আর্কাইভ আইটেমের মধ্য দিয়ে নিয়ে যাবে। চল শুরু করি!

পদ্ধতি 1: ম্যানুয়ালি একক ক্রিয়া সহ বার্তাগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা

এই পদ্ধতিটি সংরক্ষণাগার ফোল্ডারে এক বা একাধিক বার্তা সরিয়ে দেওয়ার দ্রুততম উপায় way এই সংরক্ষণাগারভুক্ত ফাইলগুলি অনুসন্ধান বাক্সের মাধ্যমে বা নিজে হাতে নেভিগেট করে অ্যাক্সেসযোগ্য থাকবে সংরক্ষণাগার ফোল্ডার সংরক্ষণাগার আইটেমগুলি মোবাইল ডিভাইসেও গিয়ে দেখা যেতে পারে সংরক্ষণাগার ফোল্ডার আউটলুক 2016 এ ম্যানুয়ালি আইটেম সংরক্ষণাগার সম্পর্কিত একটি দ্রুত গাইড এখানে:

1. আউটলুক খুলুন এবং আপনার এক বা একাধিক বার্তা নির্বাচন করুন ইনবক্স বা অন্য কোনও ফোল্ডার।
2. ক্লিক করুন সংরক্ষণাগার ভিতরে আইকন মুছে ফেলা দল। আর্কাইভ আইকনটি কেবলমাত্র আউটলুক 2016-এ ফিতাটির ভিতরে দৃশ্যমান।
   বিঃদ্রঃ: আপনি আঘাত করতে পারেন ব্যাকস্পেস কী একই ফলাফল অর্জন।
3. আপনার বার্তাগুলির মধ্যে খুঁজে পেতে সক্ষম হওয়া উচিত সংরক্ষণাগার ফোল্ডার
   বিঃদ্রঃ: সংরক্ষণাগার ফোল্ডারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়ে যায় এমনকি যদি আপনি এটি আগে কখনও ব্যবহার করেন নি। আপনি যদি সংরক্ষণাগার ফোল্ডারটি দেখতে না পান তবে যান ফাইল> অফিস অ্যাকাউন্ট> আপডেট বিকল্প এবং ক্লিক করুন এখন হালনাগাদ করুন ।

পদ্ধতি 2: অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করা

আউটলুকের অটোআর্কাইভ নামে পরিচিত আইটেম সংরক্ষণাগার করতে সক্ষম একটি স্বয়ংক্রিয় বৈশিষ্ট্য রয়েছে। এই বৈশিষ্ট্যটি নিয়মিত বিরতিতে আইটেম সংরক্ষণাগার করার জন্য প্রোগ্রাম করা যেতে পারে। আউটলুকের সমস্ত সংস্করণ সংরক্ষণাগার জন্য সমর্থন আছে। পার্থক্যটি হ'ল, অটোআর্কাইভ আউটলুক 2010 এবং তার পরে ডিফল্টরূপে বন্ধ করা আছে।

পরে অটোআর্কাইভ সক্ষম করা আছে, ব্যবহারকারীরা সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে চাইলে প্রতিটি ফোল্ডারের জন্য বৈশিষ্ট্য সেট করতে পারে। মনে রাখবেন যে আপনি যখন কোনও ইমেল সংরক্ষণাগারভুক্ত করবেন তখন এটি অন্য একটি পিএসটি ফাইলে স্থানান্তরিত হবে এবং আর আর প্রধান পিএসটি ফাইলে পাওয়া যাবে না। অটোআর্কাইভ সক্ষম ও ব্যবহার করার জন্য এখানে একটি দ্রুত গাইড:

কীভাবে অটোআর্কাইভ সক্ষম ও কনফিগার করবেন

1. ঘোরানো অটোআর্কাইভ চালু, নেভিগেট করুন ফাইল> বিকল্পসমূহ । একবার আপনি আউটলুকের ভিতরে সেটিংস , ক্লিক করুন উন্নত এটি এগিয়ে আনার জন্য ট্যাব, তারপরে ক্লিক করুন অটোআর্কাইভ সেটিংস ।
   বিঃদ্রঃ: আউটলুক 2007 এবং তার চেয়েও পুরনোতে আপনি এটিটি খুঁজে পেতে পারেন অটোআর্কাইভ মধ্যে সেটিংস সরঞ্জাম> বিকল্পগুলি> অন্যান্য ।
2. যদি সবকিছু ধূসর হয়ে যায় তবে আপনার পাশের বাক্সটি টিক চিহ্ন দেওয়া উচিত অটোআর্কাইভ চালান সক্রিয় করার জন্য অটোআর্কাইভ
   
3. অটোআর্কাইভ কীভাবে আচরণ করবে তা কনফিগার করার এখন সময়। আপনি অটো সংরক্ষণাগারটি কত ঘন ঘন চালাতে চান তা চয়ন করে শুরু করুন। ডিফল্টটি 14 দিন, তবে আপনি যদি এটি পরিষ্কার রাখতে চান তবে এটি 2 এবং 6 এর মধ্যে কোথাও সেট করুন।
   
4. অটোআর্কাইভ শুরু হওয়ার আগে আপনি যদি অবহিত হতে চান তবে পাশের বাক্সটিতে টিক দিন অটোআর্কাইভ চালানোর আগে প্রম্পট করুন । অটো-সংরক্ষণাগারটি আপনার কাজের সাথে হস্তক্ষেপের সম্ভাবনা থাকার কারণে এই বিকল্পটি সক্ষম করা ভাল ধারণা।
   
5. অপ্রয়োজনীয় ইমেলগুলি দিয়ে আপনার সংরক্ষণাগারটি পূরণ করা এড়াতে, ছেড়ে যাওয়া ভাল ’s মেয়াদ উত্তীর্ণ ইমেল মুছে ফেলা । যদি আপনি অক্ষম করেন পুরানো আইটেম সংরক্ষণাগার বা মুছুন, কেবল মেয়াদোত্তীর্ণ বার্তাগুলি সম্পূর্ণ মুছে ফেলা হবে।
   
6. আপনি যদি আর্কাইভ ফোল্ডারটি আউটলুকের অভ্যন্তরে দৃশ্যমান হতে চান তবে আপনাকে সক্ষম করতে হবে ফোল্ডার তালিকায় সংরক্ষণাগার ফোল্ডারটি দেখান।
   
7. সংরক্ষণাগারের জন্য এখন ডিফল্ট ফোল্ডার সেটিংস সেট করুন।
8. এরপরে, পাশের টগল সক্ষম করুন পুরানো আইটেমগুলিতে সরান এবং ক্লিক করুন ব্রাউজ করুন আপনি যেখানে আপনার আইটেম সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে চান সেই পথে সেট করতে। হিট ঠিক আছে আপনার সেটিংস নিশ্চিত করতে।
   

আপনি অটোআর্কাইভ সক্ষম এবং কনফিগার করার পরে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে যথাযথ সময়ে এর কাজটি করবে। আপনি এটি পরীক্ষা করে নিশ্চিত করতে পারেন যে এটি কিনা সংরক্ষণাগার ফোল্ডারটি পপুলেটেড হচ্ছে।

স্বতন্ত্র ফোল্ডারগুলির জন্য অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্যগুলি কনফিগার করা

আপনি অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি কনফিগার করার পরে, আপনি আপনার প্রতিটি ফোল্ডারের জন্য নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য সেট করে নিয়ন্ত্রণের একটি অতিরিক্ত স্তর যুক্ত করতে পারেন। এটি যেমন ফোল্ডারগুলির জন্য সাধারণ অনুশীলন মুছে ফেলা আইটেম বা স্প্যাম আপনার প্রধান ইমেল ফোল্ডারের চেয়ে আলাদা অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে।
বিঃদ্রঃ: আপনি যদি কোনও ফোল্ডারের জন্য স্বতন্ত্র অটোআর্কাইভ সেটিংস সেট না করেন তবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপরের কনফিগার করা গ্লোবাল অটোআর্কাইভ সেটিংস ব্যবহার করবে।

এখানে একটি ফোল্ডারে পৃথক স্বতঃআরচাইভ বৈশিষ্ট্য নির্ধারণের জন্য একটি দ্রুত গাইড রয়েছে:

1. আপনি যে ফোল্ডারটি পছন্দসইভাবে চিকিত্সা করতে চান তাতে ডান ক্লিক করুন এবং ক্লিক করুন সম্পত্তি।
   
2. ক্লিক করুন অটোআর্কাইভ এটি এগিয়ে আনতে ট্যাব। এখানে আপনার কাছে সেটিংসের একটি নির্বাচন রয়েছে যা পুরোপুরি এই ফোল্ডারে প্রযোজ্য হবে।
   
3. আপনি ক্লিক করে এই ফোল্ডারটির জন্য অটোআর্কাইভ বন্ধ করতে পারেন এই ফোল্ডারে আইটেম সংরক্ষণাগার করবেন না ।
   
4. গ্লোবাল অটোআর্কাইভ সেটিংস ওভাররাইড করতে, ক্লিক করুন এই সেটিংস ব্যবহার করে এই ফোল্ডারটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন এবং নীচে আপনার পরিবর্তনগুলি করুন। ক্লিক প্রয়োগ করুন আপনার সেটিংস নিশ্চিত করতে।
   বিঃদ্রঃ: মনে রাখবেন যে এই সেটিংসটি এই নির্দিষ্ট ফোল্ডারের কোনও সাব-ফোল্ডারের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে না। আপনার প্রত্যেককে পরিবর্তন করতে হবে।

পদ্ধতি 3: ক্লিনআপ সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে ম্যানুয়ালি সংরক্ষণাগার

আপনি যদি অটোমেশনের কোনও বড় অনুরাগ না হন তবে একটি মাঝারি স্থল সমাধান রয়েছে যা আপনাকে আরও বেশি নিয়ন্ত্রণের সাথে বাল্কে সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে দেয়। এই পদ্ধতির সাহায্যে আপনি একটি সম্পূর্ণ ফোল্ডার এর সাবফোল্ডারগুলি সহ সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে পারেন। আপনি যদি অটোআর্কাইভকে লাথি মারার জন্য অপেক্ষা না করতে চান তবে আপনি নিজেই এটি করতে পারেন এবং সেগুলি আপনি কোথায় সংরক্ষণ করতে চান তা চয়ন করতে পারেন। আপনার যা করা দরকার তা এখানে:

1. ক্লিক করুন ফাইল ট্যাব, তারপরে যান তথ্য এবং এর থেকে ড্রপ-ডাউন মেনু প্রসারিত করুন সাফ সরঞ্জাম নির্বাচন করুন সংরক্ষণাগার ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে।
   
2. নির্বাচন করুন এই ফোল্ডারটি এবং সমস্ত সাবফোল্ডার সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন এবং আপনি যে ফোল্ডারটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে চান তাতে ক্লিক করুন।
   
3. আপনি যদি নিজের পুরো আউটলুক ডেটা সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে চান তবে তালিকার শীর্ষে আপনার ইমেল ঠিকানায় ক্লিক করুন।
   
4. পাশের ড্রপ-ডাউন মেনুটি ব্যবহার করুন পুরানো আইটেম পুরানো আইটেম সংরক্ষণাগারভুক্ত করার জন্য সর্বশেষ তারিখটি নির্বাচন করতে। আপনি এই মেনুতে সেট করার তারিখের চেয়ে পুরানো সমস্ত আইটেম সংরক্ষণাগারভুক্ত হবে।
   
5. পাশের বাক্সটি পরীক্ষা করে আপনি পূর্বে স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার থেকে বাদ দেওয়া আইটেমগুলি সংরক্ষণাগার করতে পারেন অটোআর্কাইভ সহ আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন ।
   
6. ব্যবহার ব্রাউজ করুন আপনি যেখানে আপনার পিএসটি সংরক্ষণাগারটি সংরক্ষণ করতে চান সেখানে পাথ সেট করতে বোতাম ক্লিক ঠিক আছে প্রক্রিয়া শুরু করার জন্য।
   

আপনি শীঘ্রই লক্ষ্য করবেন যে কিছু ইমেল আপনার ডিফল্ট ফোল্ডারগুলি থেকে সংরক্ষণাগার পিএসটি ফাইলে স্থানান্তরিত হবে।
বিঃদ্রঃ: আর্কাইভ ফাইলটি ফোল্ডার হিসাবে আউটলুকে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত। যদি কোনও কারণে এটি যায় না ফাইল এবং ক্লিক করুন খুলুন এবং রফতানি করুন । তারপরে, ক্লিক করুন আউটলুক ডেটা ফাইল খুলুন , আপনার সংরক্ষণাগার এবং হিটের স্থানে নেভিগেট করুন ঠিক আছে ।